Оптимизация бизнес процессов. Зачем и как?

При традиционной автоматизации сначала бизнес-аналитик описывает функциональность проектируемой системы в виде текста, потом программист переводит это описание в программный код. Использование исполнимых бизнес-процессов позволяет в значительной степени избежать дублирования работы: Схемы исполнимых бизнес-процессов представляют собой понимаемое человеком графическое описание соответствующей функциональности, при этом их не требуется переводить в программный код. Поэтому затраты на аналитическую деятельность в этом случае будут примерно такими же, а затраты на программирование - существенно ниже. При изменении условий бизнеса бизнес-аналитик может быстро изменить соответствующим образом схемы бизнес-процессов без участия программиста. Также во многих случаях бизнес-аналитик может самостоятельно без участия программиста разрабатывать новые бизнес-процессы.

Технология оптимизации бизнес-процессов

Самый простой способ добиться всего этого — оптимизация бизнес-процессов, вот только заниматься этим нужно с пониманием, что, почему и зачем Вы делаете. К сожалению, в большинстве случаев этого не происходит, несмотря на то, что типовые ошибки, связанные с оптимизацией бизнес-процессов, не являются каким-то секретом. Мы считаем, что такая информация должна быть изучена всеми руководителями, поэтому представляем ее Вашему вниманию.

Типовые ошибки оптимизации бизнес-процессов. Как Вы оптимизируете бизнес-процессы?

Реинжиниринг бизнес-процессов в процессе реструктуризации структуры Процесс реинжиниринга базируется на двух основных понятиях: отражающий главные его черты и не учитывающий второстепенные детали. Модель.

Управление безопасностью; и т. Параллельно с ростом ключевых и дополнительных бизнес процессов соответственно растет и расширяется структура предприятия. Чем больше функциональных цепочек создается, тем больше персонала участвует в поддержании жизни и деятельности этого сложного механизма. Крупное предприятие - это миллионные прибыли, претензии на большую долю рынка и хорошие перспективы развития.

Но у жизни крупных предприятий есть и свои неприглядные стороны, такие как, например, необходимость поддержания денежных потоков определенной плотности. А это значит, что чем больше расширяется предприятие, тем более оно становиться уязвимым для внешних факторов кризиса. Резкое снижение объема продаж для крупных предприятий обычно оборачивается катастрофой, ведь поддержание деятельности крупного предприятия возможно только при поддержании оборотов соответствующей плотности, необходимой для обеспечения жизнедеятельности всех процессов.

Поэтому такие предприятия всегда должны иметь четко отлаженный механизм дежурной реструктуризации, для того чтобы при возникновении кризисной или предкризисной ситуации, быстро и безболезненно сократить второстепенные функции, процессы и персонал, не повредив при этом жизненно важные функциональные цепочки и ключевые области деятельности.

Для этого необходимо правильно провести оптимизацию функций. Основная цель такой оптимизации - это разделение функций на две категории: Функции, которые приносят прибыль или которые нужны для того чтобы получить прибыль в нашем случае это функции, которые нужны для поддержания 3 основных бизнес процессов:

Практика описания и оптимизации деятельности показала преимущество использования второго варианта, и он является рекомендуемым. Связано это с тем, что при продуктовой декомпозиции на верхнем уровне, деятельность компании удается расщепить на ряд независимых функциональных блоков, дающих на выходе результаты, обладающие ценностью. Данный подход также согласуется с одним из принципов эффективного управления согласно которому любой сложный объект или задачу управления необходимо расщепить на ряд простых независимых.

Обеспечивающие бизнес-процессы Вторая группа бизнес-процессов, которые выделяются при описании деятельности - это обеспечивающие процессы. В отличие от основных обеспечивающие бизнес-процессы имеют другие цели и предназначение. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации.

Как отладить бизнес-процессы, чтобы повысить эффективность работы Однако они являются не основными, а второстепенными или побочными.

Предотвращение ошибок в ходе процесса. Измерение и контроль, улучшение целей [12, с. Применительно к бухгалтерскому учету, проектирование процесса должно быть направлено на выполнение соответствующих учетных задач. Если процесс проектируется внутри бухгалтерии, он будет выполнять локальные задачи. Но в крупных компаниях с большой степенью автоматизации и компьютеризации производства и управления бухгалтерский учет встроен в общую систему управления, и построение учетных процедур является элементом сквозных бизнес-процессов.

В качестве входа бизнес-процесса можно рассматривать информацию, факт хозяйственной деятельности, документы, необходимые и достаточные для выполнения учетных процедур. Потребителем учетной информации может быть как внутренний, так и внешний пользователь. В качестве внутреннего потребителя можно рассматривать должностное лицо, получающее результат учетного процесса для принятия управленческого решения или для дальнейшей обработки этой информации.

Внешними пользователями являются акционеры, кредиторы банки , налоговые и статистические органы и т. Поставщиком является должностное лицо, на которого возложена обязанность входа в процесс. Процесс — сама учетная процедура. Предотвращение ошибок основывается на выполнение установленных требований стандартов, инструкций и т. Выход бизнес-процесса — это результат исполнения учетных процедур в виде документов, элементов баз данных и т.

Подходы к описанию учетных бизнес-процессов могут быть различными.

Понимание «узких мест» в бизнес-процессе

Реинжиниринг бизнес-процессов в процессе реструктуризации структуры управления Традиционно оргструктура воспринимается многими руководителями как вписывание имен в заранее нарисованные квадратики, то есть содержание следует за формой, а должно быть, наоборот, поэтому оргструктура, ориентированная на бизнес-процессы, должна сформулировать цель. Любое внесение изменений в оргструктуру должно опираться на изменение бизнес- процессов и целевых установок, в противном случае, мы получаем традиционную ситуацию, где все подразделения слишком заняты, чтобы думать о клиенте.

Как показывает практика, большинство оргструктур построено так, что они скорее мешают эффективной работе, нежели содействуют ей. Это происходит потому, что в функционально ориентированной структуре отдельные подразделения часто полностью сосредоточиваются.

Основные бизнес-процессы имеют первичные входы и выходы, решают при второстепенных бизнес-задач, связанных с обеспечением основных.

Мы же, прежде чем перейти к теме автоматизации, попробуем разобраться, почему в компании могут возникнуть сквозные процессы и является ли их появление таким уж необходимым или неизбежным. Определимся с терминами Традиционно под сквозными бизнес-процессами понимают такие процессы, которые протекают более чем через одно структурное подразделение компании.

При этом сквозные процессы могут быть как ключевыми, то есть определяющими содержание бизнеса и составляющими основу его конкурентного преимущества, так и второстепенными сюда же стоит отнести и инфраструктурные процессы. Ключевые бизнес-процессы — это процессы, ориентированные непосредственно на производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие доход предприятия. Второстепенные бизнес-процессы предназначены обеспечивать выполнение ключевых процессов.

Наше дальнейшее внимание будет сосредоточено именно на ключевых сквозных процессах. Далее мы остановимся на трех важнейших аспектах, которые отрицательно сказываются на качестве сквозных процессов и их последующей автоматизации. При переходе процесса из подразделения в подразделение неизбежно теряется контекст. Зачастую к концу цепочки исполнители уже не понимают, какой результат был запланирован в ее начале.

Для наглядности рассмотрим несколько примеров. Как правило, при разработке веб-сайта продажу услуг и прием заказов выполняет один отдел, требования заказчика собирает другой, дизайном занимается третий, а разработкой и внедрением — четвертый.

Процессы: ключевые или сквозные?

Определение показателей и индикаторов бизнес-процесса Регламент выполнения бизнес-процесса Рассмотрим подробнее каждый этап. Стандартные формы описания бизнес-процесса Рекомендуем использовать типовой образец стандартной формы описания бизнес-процесса. Это позволит добиться единого подхода к фиксированию процесса разными людьми, что затем значительно облегчит анализ процессов. Карта бизнес-процесса Карта бизнес-процесса — графическое представление бизнес-процесса в виде блок-схемы.

Обратите внимание, что каждому участнику бизнес-процесса соответствует отдельный столбец.

Вопрос «как автоматизировать сквозные бизнес-процессы Второстепенные бизнес-процессы предназначены обеспечивать.

Подготовка к интервью Описание бизнес процессов. Подготовка к интервью Но какой бы полной и качественной не была информация в документах, вам не избежать этапа проведения интервью с участниками процесса. Более того, именно проведение интервью и наблюдение являются самыми ценными этапами в процессе описания бизнес-процессов. Естественно проведение интервью имеет определенный порядок, требует подготовки и наличия определенных навыков у интервьюера.

Давайте разберемся, что же необходимо для его проведения и как сделать его максимально эффективным с точки зрения описания бизнес-процессов. Описание бизнес процессов компании. Подготовка к интервью Основой для подготовки к интервью являются результаты, которые вы получили на этапе обработки и анализа документации процесса. Напомню, что итогом работы с документацией должны стать: Структура документации Выжимка информации из документов и заметки к ним Набросок модели процесса На основании этих документов и данных вы будете готовить вопросы для интервью.

Разработка исполнимых бизнес-процессов - появление новой парадигмы программирования

Современный менеджмент имеет в своем распоряжении достаточно инструментов, позволяющих детально описать отдельные функции и бизнес-процессы, их структуру и связи. С точки зрения возможности аутсорсинга отдельных функций или бизнес-процессов как взаимосвязанных функций видов деятельности имеют значение их близость к основной деятельности организации, уникальность и стратегическая важность. Традиционно считается, что аутсорсинг должен использоваться лишь в отношении второстепенных, периферийных функций, некритичных для конкурентоспособности компании.

Основные бизнес-процессы - это процессы, направленные на создание деятельности не означает разделения на главные и второстепенные.

При этом следует отметить, что в данной организации самый высокий интегральный индикатор эффективности бизнес-деятельности 0,76 , который отображает его лидирующую позицию среди объектов исследования. По аналогии автор определил рейтинг эффективности направлений деятельности предприятий молочной промышленности согласно блокам сбалансированной системы, присваивая им символьное обозначение: - область стационарно эффективна; - область на грани выхода из стационарного состояния; , - не эффективна, что наглядно продемонстрировано на рисунке 5.

Проведенный анализ свидетельствует о необходимости осуществления реструктуризации с учетом кардинальных преобразований на предприятии МЗ, так как интегральный индикатор эффективности его бизнес-деятельности минимальный. Выбор альтернатив реализации проекта реструктуризации промышленных предприятий с учетом реинжиниринга осуществляется при помощи модели прогноза тенденций развития перепроектируемого бизнес-процесса.

Заключительным этапом перехода к качественно новому состоянию предприятий является разработка программы проведения реструктуризации. С целью конкретизации стадий выполнения проекта разработаны процедуры проведения реструктуризации на основе определения приоритетных для реинжиниринга бизнес-процессов рисунок 6. Выбор приоритетов перепроектирования бизнес-процессов предприятий молочной промышленности производится на основе их систематизации, тщательного анализа и оценки, в рамках поставленной задачи, по набору критериев методом попарных сравнений, исходя из субъективности измеряемых данных.

Рисунок 6 - Процедуры реструктуризации предприятий на основе реинжиниринга бизнес-процессов В процессе исследования были выделены следующие бизнес-процессы, подлежащие более детальному изучению: Реализация метода попарных сравнений применительно к предмету исследования производилась следующим образом: А1 -результативность бизнес-процесса; А2 - стоимость бизнес-процесса; АЗ -время бизнес-процесса; А4 - качество бизнес-процесса; А5 - декомпозиция бизнес-процесса.

В результате были получены данные, определяющие ранг приоритетности исследуемых бизнес-процессов предприятий молочной промышленности и их характеристики таблица 2. Предложенная методика позволила количественно оценить действующие бизнес-процессы предприятий молочной промышленности и провести ранжирование бизнес-процессов по приоритету преобразований. В связи с активным воздействием внешней среды на состояние моло-коперерабатывающих предприятий изменение тенденций поведения их бизнес-процессов носит случайный характер, который описывается последовательностью состояний элементов системы 5 0 , Б 1 , Б 2 ,

Описание и оптимизация бизнес-процессов организации

Впечатать в материалы конференции адрес Разослать материалы конференции Действия, относящиеся к помещению и к печатным материалами, должны выполняться параллельно, однако впечатывание адреса в материалы конференции не должно выполняться до заключения договора аренды помещения, в котором будет проводиться конференция. Схема бизнес-процесса, реализующая бизнес-процесс организации конференции представлена на Рис.

Видно, что одно разделение на схеме соответствует сразу двум слияниям и наоборот. При этом данная схема"не позволит" впечатать адрес в материалы до заключения договора аренды и"разрешит" готовить помещение даже если еще не готовы пригласительные материалы. При помощи использования парных разделений-слияний решить эту задачу нельзя. Рассмотрим случай согласования документов:

временной анализ бизнес-задач. Анализ, в котором основные (первичные) и второстепенные (вторичные) бизнес-задачи разделяются в зависимости.

Экономическое управление - вид управленческой деятельности, базирующейся на экономическом мышлении и направленной на решение экономических задач путем использования экономических методов управления на основе экономической информации. При этом система экономического управления предприятием должна включать в себя совокупность форм и методов управления объектами с использованием экономических закономерностей, возникающих в процессе производства и реализации товаров, продукции, работ, услуг[1]. Объектами экономического управления являются бизнес-процессы предприятия, так как они идеально отвечают современным требованиям получения необходимой управленческой информации для выработки корректирующих воздействий.

Каждый бизнес-процесс при этом характеризуется четко определенными во времени и пространстве границами, внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими бизнес-процессами внутри предприятия, либо описывают выход во внешнюю среду, а также последовательностью выполнения работ и правилами их выполнения бизнес-правилами. Моделирование взаимодействия бизнес-процессов на промышленном предприятии при многономенклатурном производстве логичнее всего, на наш взгляд, начинать с выделения бизнес-направлений рис.

Выделение бизнес-направлений на промышленном предприятии приводит к формированию внутри каждого из них ряда бизнес-процессов, характеризующихся выпуском технологически различимой продукции работ, услуг. Таким образом, совокупность выполняемых бизнес-процессов на предприятии может быть условно разделена на основные и поддерживающие.

Основные бизнес-процессы имеют первичные входы и выходы, решают при этом основные цели и задачи конкретного бизнес-направления, тогда как поддерживающие направлены на решение второстепенных бизнес-задач, связанных с обеспечением основных процессов. Данный подход значительно упрощает, ускоряет и повышает качество работы по описанию и оптимизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и позволяет сделать акцент именно на основных первостепенных процессах.

Рисунок 1 Модель взаимодействия бизнес-процессов на промышленном предприятии Каждый бизнес-процесс может быть описан следующей функцией: В данном случае предприятие рассматривается как бизнес-система, состоящая из локальных бизнес-процессов, объединяющихся через экономические признаки предприятия - технология, материальная база, территориальная обособленность предприятия и т. Следует отметить, что совокупность ключевых характеристик локального бизнес-процесса определяет лишь его потенциал возможности , когда в деятельности предприятия важен потенциал не отдельного бизнес-процесса, а их совокупности, так как общий потенциал предприятия может быть существенно больше суммы потенциалов отдельно взятых бизнес-процессов — эффект синергии.

Таким образом, следует отметить, что сложность моделирования заключается в том, что взаимодействие бизнес-процессов дает синергетический эффект, тем самым затрудняя возможность единообразно оценить эффективность локального бизнес-процесса как автономного образования.

Тренинг"Бизнес-процессы"

С целью улучшить бизнес-процессы и привести их в соответствие с требованиями клиентов при реинжиниринге коренным образом меняются основные элементы деятельности, такие как стоимость, поставки и качество. Недавно возник спор, не является ли реинжиниринг очередной"управленческой причудой", которая не оправдывает ожиданий. Специальные журналы и сами менеджеры говорят о провалах проектов, а некоторые компании предпочитают реинжинирингу другие, более многообещающие мероприятия.

Точка зрения предприятия - это перечень основных процессов и .. так составить схему бизнес-процесса, чтобы второстепенные.

В качестве клиента может быть другой бизнес-процесс. Бизнес-процесс - это цепочка работ операций, функций , результатом которой является какой-либо продукт или услуга. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются структурными элементами, расположенными на различных уровнях организационной структуры предприятия. Бизнес-процессы - последовательность и комбинация бизнес-действий.

Процессы делятся на внешние клиентские связаны с поставкой и стоимостью продуктов , управленческие и вспомогательные. Управленческие процессы позволяют контролировать и координировать деятельность, обеспечивая достижение целей предприятия. Вспомогательные процессы, как следует из названия, оказывают инфраструктурную и иную помощь. Различают производственные бизнес-процессы или процессы, основанные на знаниях - .

Умелое описание бизнес-процессов — залог успешной автоматизации

Узнай, как мусор в голове мешает людям больше зарабатывать, и что можно сделать, чтобы ликвидировать его навсегда. Кликни тут чтобы прочитать!